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就職・転職市場で人気が高い事務職ですが、どのような特徴を持っている人に向いていて、反対にどのような人には適性がないのでしょうか。向いている人と不向きな人について、それぞれ詳しく解説するので、自身の就職・転職で事務職を希望すべきかどうかを判断するためにご活用ください。

事務職といっても種類はさまざま

事務職といっても、その種類はさまざまです。

＜事務職の種類＞
・一般事務の事務職
・業界特有の事務職

まずはそれぞれの特徴と、代表的な事務職の種類をご紹介します。

一般事務の事務職

一般事務の事務職は、企業や業種によって業務内容が大きく異なります。ただし専門知識が問われることはほとんどないため、未経験でも仕事しやすい点が特徴です。代表的な事務職として、5つの仕事をご紹介しましょう。

＜代表的な一般事務の種類＞
・一般事務
・営業事務
・総務事務
・経理事務
・受付事務

詳しくは【KW14】で解説しています。

業界特有の事務職

医療や法律など、特殊な業界に身を置く事務職です。医師や弁護士といった専門的な資格を持つ人物のバックアップ業務がメインですが、専門用語が頻繁に使われる職場でもあるため、ある程度の専門知識が求められます。代表的な事務職の種類を5つピックアップしましたので、ご覧ください。

＜代表的な事務職の種類＞
・医療事務
・介護事務
・貿易事務
・学校事務
・法律事務

それぞれの特徴については、関連記事をご覧ください。

事務職に向いている人の特徴7つ

事務職に向いているのは、以下の特徴を備えている人です。

＜事務職に向いている人の特徴7つ＞
①細かい作業が得意な人
②臨機応変な対応ができる人
③処理能力が高い人
④スケジュール管理ができる人
⑤丁寧に仕事に取り組む人
⑥人へのサポートが好きな人
⑦気配りができる人

これらの特徴を持つ人物が事務職に向いている理由を詳しく解説します。

①細かい作業が得意な人

事務職は、日頃から地道で細かい作業に取り組む職種です。数字を計算したり、膨大な数の資料を整理したりする業務が多いため、細かい作業が得意で集中力を保ちやすい人ほど事務職に向いていると言えます。

②臨機応変な対応ができる人

事務職は1つの作業に没頭することが少なく、ベースとなる業務と並行して電話対応や来客対応などのマルチタスクを行います。そのため、切り替えが得意で臨機応変な対応ができる人も事務職に向いているでしょう。

③処理能力が高い人

事務職は膨大な書類や数字を取り扱うことが多いうえに、マルチタスク能力も求められる仕事です。したがって、処理能力が高くスピーディーに作業を続けられる人物も、事務職の素質を備えています。

④スケジュール管理ができる人

事務職で取り扱う書類や案件には期日が設けられているものが多く、しかも複数の仕事を同時進行させなければなりません。きちんとしたスケジュール管理ができ、期日どおりに業務を進められる人物も事務職において重宝される人材です。

⑤丁寧に仕事に取り組む人

事務職では速やかな作業が求められますが、だからと言って大雑把に働いて良いわけではありません。ミスのない正確な業務を行うことも事務職に求められる能力なので、丁寧に仕事に取り組める几帳面な性格の持ち主ほど事務職に適性があります。

⑥人へのサポートが好きな人

事務職は主役として活動することが少なく、裏方としてサポート役に徹する仕事です。サッカーでたとえるならば「ゴール」よりも「アシスト」にやりがいを感じる人ならば、事務職の適性があるでしょう。

⑦気配りができる人

事務職は社内外で多くの人と接する機会が多いため、気配りができる人も高く評価されます。また気分の浮き沈みが少なく、誰に対しても安定した対応ができる人も事務職に向いているでしょう。

事務職に向いていない人の特徴5つ

逆に事務職に向いていない人の特徴も5つピックアップして解説します。

＜事務職に向いていない人の特徴5つ＞
①1つの作業にのめりこむ人
②人とのコミュニケーションが苦手な人
③作業が大雑把な人
④正しい言葉遣いができない人
⑤明確な評価を受けたい人

順番にチェックして、ご自身にあてはまるものがないか確認しておきましょう。

①1つの作業にのめりこむ人

1つの作業にのめりこむ職人気質な人は、同時進行でさまざまな業務を担当する事務職に向いていません。サポート役としてあらゆる仕事を与えられる可能性があるため、自分が得意としない仕事だとしても受け入れられる適応力が事務職に求められています。

②人とのコミュニケーションが苦手な人

事務職は社内外で多くの人と接し、日常的にコミュニケーションを取ります。職種やタイミングによっては会社の顔として見られる場合もあるため、コミュニケーションが苦手な人は事務職に向いていないと言えます。

③作業が大雑把な人

事務職で作成する書類等は、当然その内容が正確なものでなければなりません。作業が大雑把でミスを連発させてしまう人は、事務職として信頼を得ることができないでしょう。

④正しい言葉遣いができない人

言葉遣いが正しいかどうかも重要です。特に社外に向けて発表する書類の言葉遣いに誤りがあったり、顧客対応のビジネスマナーが欠けていたりすると、会社全体の信頼を損ねてしまいます。そのため、正しい言葉遣いができない人は、事務職に適切な人物として評価されません。

⑤明確な評価を受けたい人

営業職などと違い、個人の成績が評価されにくい点が事務職の特徴です。できて当たり前とみなされる仕事を任されることが多く、減点式の評価になりがちな仕事でもあります。成果に応じた明確な評価を受けたい人は、別の職種にチャレンジすると良いでしょう。

法律事務・医療事務などでは業界の基礎知識がある人が向いている

業界特有の事務職につく場合は、業界の基礎知識がある人ほど高く評価される傾向にあります。法律事務の場合は「パラリーガル認定試験」、医療事務の場合は「医療事務技能審査試験」などに合格していると、就職・転職しやすくなるでしょう。

しかし、未経験でも募集している企業・法律事務所・医療機関もあります。資格取得を積極的にサポートする企業・事務所も多いため、今はまだ十分な知識を有していない人もキャリアアップを見据えて専門職にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

まとめ

事務職に向いている人がいれば、不向きな人もいます。丁寧に仕事に取り組むことができる人や、気配りができる人などは高く評価される傾向にあります。適性があると判断できたなら、法律や医療などの専門的な事務職も視野に入れながら、就職・転職を目指しましょう。

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